業務効率を下げるのは時間の使い方
質を落とす原因
ある仕事を行うのにも、時間がかかる方法を行っている人と、スムーズな方法を知っている人で、業務効率が変わることはもちろん、仕事全体の質を落とす可能性があります。
方法の違いだけでなく、手順の違いも仕事の質を左右する可能性があります。
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時間の差
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やり方がわからなくて戸惑ったり、場所がわからなくて探したり、思い出すのに時間がかかったり、間違いが生じることによって、仕事を終える時間はまちまちになってしまいます。
例えば、新入社員は複合機の使い方がわからなくて戸惑いながら、時間をかけてコピーします。
反対に、勤続年数2年の社員は複合機の使い方など慣れていますので、時間をかけずスムーズに仕事を進めることができます。
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理解の度合いによる品質の差
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このように、小さな仕事をするにも、人によって、理解しているかいないかによって差が出てしまうと、当然作業効率に差が出ます。
業務効率に差が出ると、仕事全体の品質に差が出ることに繋がります。
人によって、品質が異なるということは、仕事全体の品質を落とすことにもなりかねないのです。
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仕事の手順の差
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仕事の手順が違うことが品質を下げてしまうことにもなるのです。
例えば、社員Aは、報告書の作成を命じられて、1ページから5ページまで書き終わった後で、はじめて最初から最後まで目を通して、誤字脱字がないかをチェックします。
対して、社員Bは、全部を書き終わった後ではなくて、1ページ1ページを書いたら、そのたびに誤字脱字のチェックを行います。
全部を書き終わった時には、最終的な簡単なチェックをするにとどめます。
1ページ書き上げるごとにチェックを行っているので、最後に細かい修正を繰り返す必要がありません。