自分の行動を整理すると無駄が減る
オフィスにおける無駄とは
オフィスにおけるミスを防ぐことによって、無駄を減らすことができます。
無駄を減らすことができると、業務効率を上げることができます。
-
やり方がわからないときに発生する無駄
01
「会議資料に表を作ろうと思うけれど、パソコンの中のどのソフトを使えばいいのかわからない」
このような時に、ワードを使うか、エクセルを使うか、あれこれ迷うこと自体が時間の無駄です。
自分で調べるのではなく、同僚や先輩に尋ねたときにも、相手の仕事の時間を奪ってしまうことになります。
これらは、迷うことに時間をかけることなく、本来の仕事に同じ時間をかけることができたならば、業務を効率化することができます。
-
場所がわからないことで発生する無駄
02
「取引先との商談に使う資料がどこにあるのかわからない」
このような時に、資料がどこにあるか、オフィスの机の引き出しから本棚の仲間で調べるとなると多くの時間と手間を無駄にしてしまいます。
また、探しても見つからないから印刷していては、それも時間と紙の無駄遣いということになるでしょう。
-
思い出すことで発生する無駄
03
「商談相手の会社への道順を覚えていたはずなんだけど、急に度忘れしてしまった」
このような時に、忘れていた道順を思い出そうとすることは、本来ならば発生することのなかった時間の無駄です。
以前訪れたことがある場所でも、手帳に地図を書いておくとか、携帯電話の地図を見ながら、大体の場所をあらかじめ見当つけておくことで、度忘れするなどということは防げたはずです。
-
ミスをすることで発生する無駄
04
数字を打ち間違えた事に気付かず印刷してしまった。
このような時に、資料を印刷しなおしたり、訂正文を挟んだりすることは、本来はあるはずがなかった時間と手間の無駄です。
