整理整頓でミスがなくなる！？
無駄な時間を生み出す原因とは
業務効率を下げることになる無駄を作る原因を紹介します。
その原因とは、戸惑うこと、探索すること、思い出すこと、間違うことの4つです。
それぞれが仕事をしている中のどのような場面で発生するかということを例を挙げながら紹介しています。
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戸惑いとは
01
「会議資料に表を作ろうと思うけれど、パソコンの中のどのソフトを使えばいいのかわからない」といったように、やり方がわからなくて迷うことです。
あれこれと迷うことによって、本来の仕事ではないことに時間を費やしてしまいます。
また、同僚や上司にやり方を尋ねることで、自分以外の人の時間も奪ってしまいます。
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探索とは
02
「取引先との商談に使う資料がどこにあるのかわからない」といったように、モノの場所がわからないことを指します。
探しものによっては、もう一度印刷しなおしたり、相手に謝罪することが必要で、余計な手間を生んでしまいます。
必要なものが必要な時に手に入るように、オフィス内を整理することで探索する手間がなくなります。
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リメンバーとは
03
「商談相手の会社への道順を覚えていたはずなんだけど、急に度忘れしてしまった」といったように、覚えているはずのことなのに、いざ使うときになると、忘れてしまったということはないでしょうか。
この場合、違う場所に間違えて以降なら、時間の無駄を生んでしまいます。
また、約束の時間を守れなくなる危険性もあります。
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間違いとは
04
「相手会社の担当者の名字を間違えてしまった」というような、単純なミスのことです。
単純なミスではありますが、場合によっては、資料を印刷しなおしたり、訂正文を乗せるなどの対策に終われてしまうことになり、本来の仕事ではないことに時間も労力も使ってしまいます。
