5Sその二 - 整頓 Seiton
必要なものを誰でもいつでも
業務効率を上げ、セキュリティを上げるためには、必要なものと不要なものを分けるだけでは十分といえません。日付順、種別順、などにファイルを分類することで、だれもが必要な時に取り出せるように整頓する必要があります。
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人にやさしく
01
必要か必要でないかを分別するだけではなく、オフィスで働くだれもが必要な時に必要なものを取り出せるように整頓しなければいけません。
整理して不要なものを捨てるだけでは、必要な時に特定のものを取り出すことは容易ではありません。
本棚にラベルシールが貼ってあったり、書類が種類ごとにファイルに入っているのはなぜでしょうか。
それは、必要なものを取り出しやすくするためです。
整理した人だけがその書類を必要とするわけではありません。
ほかの人が書類の束を見たときにも、すぐに必要なものだけを取り出すことができなければ意味がありません。
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セキュリティの問題
02
紙の書類を分類するだけではなく、パソコンファイルを分類することによってセキュリティを高めることになります。
パソコンに何らかの保存をするときに、画像も文書も適当なファイルに保存してはいないでしょうか。
日付順、優先順位順、ファイルの種別に保存することによって、必要ファイルを間違って捨てることなどなく、重要な情報を外部に漏らしてしまう危険性もぐっと減るでしょう。
重要な情報を誤って外部に流出するのを防ぐためにも、日ごろからの整理しておく事が大事です。
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業務効率を高める
03
オフィスにある物を必要な物と必要でない物を分けるだけでは業務効率を上げるために十分ではありません。
必要なものの中から、本当に今使うものを取り出すことができなくてはいけないのです。
年度ごと、優先順位ごと、取引先ごとに書類が分けられていると、今から使いたいものをすぐに取り出すことができます。
会議資料を作ることが早くなれば、空いた時間を会議のための打ち合わせに費やすことができます。
こうして業務効率が上がるのです。
