業務効率アップの為の理想と現実
オフィス環境改善までの3つの姿
オフィス環境を整えるといっても、すぐに実行に移すのではなくて、3つのプロセスを経ましょう。
まず、どのようなオフィスが理想なのか具体的な姿を脳裏に描きましょう。
次に、
理想の姿になるように、複数の目標を設定して現状の課題を解決しましょう。最後に、現状認識をして、課題を浮き彫りにしましょう。
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理想の姿
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オフィス環境の理想の姿を描きましょう。
理想の姿を頭の中においておくことで、どのような手段をとろうとも、最終的な姿に向かおうとすることができます。
どのような状態がオフィス環境の理想でしょうか。
必要なものを必要な時に手に取ることができる環境でしょうか。
それとも、整理整頓されていて、最低限の社会の規範やルールをきちんと守ることができる環境でしょうか。
オフィス環境の理想の姿を描くときには、すぐには達成することができないような最終的にこうなっていたいというものを設定するようにしましょう。
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到達可能な目標
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段階を踏んで、最終的に理想のオフィス環境になるように、つぎは到達可能な目標を設定しましょう。
到達可能な目標をいくつも達成していくにつれて、だんだんと理想の姿に近づくように、段階を踏んだ複数の目標が必要です。
例えば、理想の姿が「必要なものを必要な時に手に取る事ができる」であったとしたら、到達可能な目標はどのようなものでしょうか。
「社内の書類を必要なものと不要なものに分ける」を1つ目の目標にします。
「すべてのファイルを優先順位順・重要度順に並び替えて、ラベルを張る」を2つ目の目標にします。
「使用頻度に応じて社内の什器の位置を変える」を3つ目の目標に設定します。
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現在の姿
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現在の姿がどのようになっているかを認識しましょう。
整理整頓をする前の姿がどのようであったかを、整理整頓した姿とどう異なるのかを比較検討するために、何もしていない状態を記録しておいたほうがいいでしょう。
記録は、写真を撮ってもいいいですし、日ごろ仕事をしていて、問題だと思っていたことを書き連ねてもいいでしょう。
この3つの目標を達成することによって「必要なものと必要な時に取ることができる」理想の姿を現実のものとすることができます。
