正常な状態をインプット
整理されていない状態＝異常
整理整頓されている状態を正常だとすると、整理整頓されていなくて、モノが散らかっている状態は異常ということになります。正常な位置を明確にしておくことで、異常な状態がすぐにわかるようになります。ここでは、正常な状態を維持するために、日ごろからできることを紹介し、また異常な状態を何とか正常な状態にするためには何が必要かを説明します。
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整理整頓されている状態を定義
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整理整頓されてきれいな状態をすぐに把握することができるように、どんな状態が整理整頓されているのかということを明確にしましょう。
例えば、備品の場所だけでなく、必要数も明記するのです。
社員全員が日常的に使用するものは、オフィス内に複数置いてあることも少なくありません。
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定義付けをしましょう
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例えばその一つ一つの収納場所に、「ここにはバインダーが1枚」と書いておけば、間違って1か所にバインダーが3枚も4枚も集まることを防ぐことができます。
しかし、場所ごとの必要数が書いていないと、1か所にバインダーが集められたから、いつもの場所から必要なものを取り出すことができない社員が出てきてしまいます。
また、いつもの場所に備品がないことで、在庫がないと勘違いしてしまうことにもなりかねません。
整理整頓された状態を定義しておくと、不必要なものを購入したり、無駄にスペースをとることを防げます。
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異常をすぐに発見できるように
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整理整頓された状態を維持するためには、整理整頓されていない状態を異常と感じることが必要です。
例えば、現在の法律では、非常扉や避難誘導のための通路にはものを置かないことが義務付けられています。
多くの会社では、このルールにのっとって非常扉の付近や避難誘導用の通路には、モノを置かないように床に線が引いてあることがほとんどです。
もしも、整理整頓がされていなくて、床の線をはみ出してモノがあふれていた場合には、それが異常のサインだとわかります。
整理整頓されていない状態を異常だとみることができれば、何とか整理整頓された状態を維持しようと思うのではないでしょうか。
