適人適所で人材整理
仕事に人を割り振るとは
「あの人にはこの仕事を任せよう」というのではなく、「この仕事をあの人に分けよう」というように、人に仕事を割り振るのではなく、仕事に人を割り振るようにしましょう。仕事に人を割り振るようにしたら、個人の能力ではなく、仕事量に応じた調節が行えるようになります。
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仕事の割り振り方
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人に仕事を割り振るのではなくて、仕事に人を割り振るようにしましょう。
会議の準備をするときのことを考えてみましょう。
人に仕事を割り振るとは、社員Aには会議室の設営、社員Bにはパワーポイントの作成、社員Cには会議資料の作成、というように先に人ありきで、仕事の分担を考える方法です。
この方法では、本来ならば、社員1人に任せるほどではない仕事量を振り分けてしまいます。
会議室の設営は、それほど多くの時間と手間をかけないでも完了することができます。
反対に、仕事に人を割り振るというのは、会議室の設営を社員Aに、パワーポイントの作成を社員Bに、会議資料の作成を社員Cに、というように先に仕事ありきで、分担を考える方法です。
前者の、人に仕事を割り振る方法と違う点は、仕事の大きさに合わせて人数を調整することができることです。
本来であれば、社員一人に振り分けるまでもない会議室の設営などの仕事に、新たに会議資料で使う特定年度の財務書類を探す仕事を加えます。
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人の向き不向き
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また、社員Cに振り分けた会議資料の作成が、一人ではこなすことができないとわかりました。
そのため、会議資料を作成するために、新たに社員Dを割り振りました。
このように、仕事に人を割り振るというやり方のほうが、臨機応変に仕事量を見ながら、仕事の分担をすることができます。
仕事の分担を決める際に、一人の社員に複数の仕事を振り分けることもあります。
これは、仕事内容によっては、必ずしも一人の社員が担う必要はないのではないかというものがあるからです。
そういう時に、会議室の設営に加えて、会議資料に使う資料集めを一人の社員がこなすのです。
このように、仕事に人を当てはめる方法をとっていると、もし、どこかの人材が急にいなくなった時にも、代わりの人材が仕事を引き継ぐことができるのです。
人に合わせた仕事を割り振るのではなく、仕事内容に合わせた人材を割り振るようにしましょう。
