作業工程を整理しよう
仕事の流れから無駄を発見
すべて仕事をするには流れをこなさなくてはなりません。その流れの中に無駄なことがないかどうかを探るためにはフローチャートを作成するのがいいのではないでしょうか。仕事全体を意識するだけでは流れの中の細部にまで気を配ることはできないでしょう。しかし、フローチャートを作成することによって、担当者が決められている一つ一つの作業がどのような内容なのかを理解することができます。
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フローチャートを作成するメリット
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一つの仕事にかかわる業務をフローチャートにして、無駄を探しましょう。
すべての仕事には何かしらの流れがあります。
新聞記事を1つ書くにしても、そこには複数の段階が存在します。
その記事を新聞のどの箇所に載せるかを決め、どんな記事内容を書くかを決め、どんな資料が必要かを決め、校正をし、最終的に記事の良しあしを判断するでしょう。
複数の段階を誰が担当するかも細かく決められていることでしょう。
構成や大まかな新聞の枠を作る人、テーマを指示する人、資料を集めたり、取材をする人、文章を書く人、校正を行う人、が一つの新聞記事を作るにも介在しているでしょう。
一つの仕事にかかわる段階と、その段階にかかわる担当者を明確にすることで、それぞれの段階で無駄を見つけやすいということがあります。
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図表化して流れを把握
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例えば、仕事に無駄がないかを見つけるために、仕事の流れを図にし、担当者がどのような作業をしているのか把握することにしました。
すると、出来上がった文章に対して、最終的な判断をする人が出来上がった記事全体を読んでいることが分かりました。
しかし、最終的な判断をする人は、記事の良し悪しを判断するだけでなく、ほかにも仕事を抱えているため、記事全体を読まなければいけないとすれば、それだけ余計な時間をとられることになります。
ここに、作業の無駄があるのではないでしょうか。
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大きなムダを無くす為の小さなムダ作業
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上の事例を挙げると記事担当者があらかじめどのようなことを書いているか記事全体をまとめた文章を作成していれば、責任者はそれを読むだけで、記事の出来を判断できるようになります。
このまとめの文章が記事に反映されることはありませんが、まとめられた文章があることによって、責任者が記事を読む時間を削減することが出来ます。
このように、一つの仕事の流れをフローチャート化することで、一つ一つの作業にかかる手間と時間を細かく見ることができるのです。
