情報整理で業務効率アップ!
見た目のきれいさだけではない
仕事をするうえで、膨大な量の情報の中から必要な情報のみを取り出せるようにすることで、仕事の進み方が違います。不必要な情報は捨てるべきです。同様に、長年同じ仕事に従事しているとやり方が以前と変わることもあるでしょう。以前のやり方を阿多らっしいやり方が出たときに捨て去ることで、スキルを整理することができます。
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情報における整理
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膨大な量の情報から、必要な時に必要なものを取り出すために整理整頓を行いましょう。
ある場所から必要な情報だけを切り取って取り出すことは難しいのではないでしょうか。
だからといって、必要じゃない情報も持っておくと、普段は何気なく情報を集めているだけなので、気がついたら、パソコンの容量が満杯に近かったり、いざ特定の情報を取り出したいと思ったときに無駄に時間がかかることもあるのではないでしょうか。
そのため、紙資料でなくとも、情報にも整理整頓を応用しましょう。
頭の中に必要な情報が整理された状態で保存されていないと、思い込みや思い違いでミスを引き起こしてしまいます。
電子資料においても、必要な情報がどこにあるのかがわからないと、間違えて不必要な情報をつかんでしまう危険性があります。
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スキルにおける整理
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仕事をするときに方法が何通りも存在すると、適切なものを選ぶのに時間をかけてしまいます。
例えば、図表を書くときに、考えられる方法にワードを使うか、エクセルを使うかの2通りのやり方が考えられるとします。
できれば、その図表がどのような用途に使われるのかということで、ワードとエクセルを使い分けるのが適当です。
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最適化
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しかし、図表を書くまでの段階で時間をかけてしまっては、その後図表を使って資料を作るまでに多大な時間がかかってしまいます。
そのため、何通りもの方法を使ってみるのではなく、その作業に一番適切なのはどの方法かということを意識するようにしましょう。
何通りものやり方に迷うことなく、「この作業をするときにはこの方法」とあらかじめ決めておくことがいいのではないでしょうか。