まずは根本的なオフィスの見直し
無駄を探す
仕事内容を見直すには、どのような観点から見たらいいのでしょうか。ここでは、仕事の方法、設備、コンテンツに分けて、どうしたら仕事の無駄を表面化することができるのかということについて説明します。
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仕事の方法を見直す
01
組織の仕事内容を見直すときに、まず仕事の方法に無駄がないかどうか確かめましょう。
例えば、一人の社員が仕事の過程すべてをこなそうと思ったときに無駄が生じます。
会議の準備をするにも、本当は複数の社員に仕事を分担することで、手間と時間を節約することができるはずです。
会議の準備をする仕事の中には、相手会社とのやり取り、会議室などの場所を確保すること、資料作成、パワーポイント作成、などが含まれています。
細分化した仕事を複数の社員が同時にすることで、一人でこなすよりも時間と手間を節約すことができます。
仕事をする方法を細分化することで、時間と労力の無駄を表面化することができるのです。
業務効率を飛躍的にアップすることができます。
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設備を見直す
02
設備面でも、無駄を減らす方法があります。
例えば、オフィスの中にはコピー機、スキャナー、プリンター、ファックス、の4つの機器があるとします。
しかし、実際にはコピー機の使用頻度が一番高く、ほかの機器を使うのは一日のうちで数回にしかすぎません。
これでは、4台すべてに電力を使うことがもったいなく感じます。
そこで、1台で4役をこなすことができる複合機を導入することを考えます。
すると、1台分の電力で、4台分の電力をまかなうことができ、消費電力を節約することができます。
このように設備を見直すことにより、消費電力の無駄を表面化することができるのです。
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コンテンツを見直す
03
会議資料を作成しているとき、パワーポイントを作成するとき、その中には不必要なコンテンツが含まれていないでしょうか。
その図表は必ずしも必要でしょうか。
その比喩表現は、本当に文章の内容を補足する役割を担っているでしょうか。
本当に必要なものだけを残さないと、不必要なものに労力を傾けることになり、無駄が発生します。
コンテンツを見直すことによって、無駄を表面化することができるのです。
