
見易さと分かり易さと取り出し易さ
見やすく、取り出しやすく
仕事の効率を上げるために保管場所を誰もが一目でわかるように整理する必要があります。必要な資料の場所を一目で把握して、必要にほ応じて取り出すことができるためにはどのようにすればいいのでしょうか。常に工夫を重ねていきましょう。
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見やすく
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保管場所を見やすくする為に有効な方法を紹介します。
取り出さなくてもわかるように
取り出して中身を確認することなく、保管された状態で中身の内容がわかれば、探す手間を大幅に削減することができます。
例えば、本棚を蓋がないものにする、書類を半透明のファイルに保管して、日付順、重要度順に並べる、などの工夫をすることで、取り出す手間をかける必要がありません。
歯抜けがわかるように
ファイルを日付順、重要度順に並べていたら、一部がそこにないことがすぐにわかります。
例えば、1月の決算資料、2月・・・と日付順に並べていたなら、8月の資料がなくなっていることが一目でわかります。
資料がなくなっていることがわかれば、誰かが必要に駆られて取り出しているかもしれないことがわかります。
整理したときに、不足分があるのかないのかを把握することができます。
不足分は、補充するなり新しく作るなりすればいいのです。
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取り出しやすく
02
保管場所を整理することで、必要な時にすぐに必要なものを取り出すことができます。
必要なものが棚の中でどこにあるのかがわからないと作業効率が下がります。
棚の中でも、人の目線に並行した位置に使用頻度が高いものを配置すると、より取り出しやすくなります。
また、棚の中でもラベルや仕切り棚を作ることで、ほかの場所まで探す必要はなくなります。
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探す行為ほどムダな事はない
03
一番に時間がかかるのが、棚の中で自分の探しているものがどこにあるのかを探すことです。
その探すという手間をかけないようにすることが業務効率を上げることになるのです。
特に共有スペースを整理する際には、誰もが一目で把握できるように心がけなくてはいけません。
誰もが一目で把握することができるためには、どのようにすればいいのか保管方法を常に見直す必要があります。