逆に『いいかげん』さも大事
整頓するときの注意
整頓をするときに注意が必要なことが2点あります。「あまりに厳格なルールを作らない」ということと、「仕事場の特性を加味する」ということです。前者では、分類をするときに「その他」の部類を作っておいて、分類に迷うことを減らします。後者では、日付順・五十音順以外の並び順をして、より取り出しやすくきれいな状態を維持しやすくします。
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あまりに厳格なルールを作らない
01
きれいな仕事場の環境を維持するためには、あまりに厳格なルールを設定しないことが挙げられます。
例えば、種別で資料の分類をしていたとしても、どうしても既存のファイルには分類できないものが出てきたとします。
その時、似たような種類のものがほかにないようだったら、「その他」の種類に分類しても構わないのです。
何も、手元にあるファイルの分類がとっさにわからないからといって、時間をかけてでも無理に分類する必要はないのです。
むしろ、分類を考えること自体が無駄な時間と手間を生むことになるのです。
その他の分類をしておくことで、もしも次に同じような種類の資料を分類しようとしたときに、その他から取り出して違う名前を付けることができるからです。
その他の種類を作ることによって、あいまいな分類に迷うことはありません。
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オフィスの特性を加味する
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きれいな仕事場の環境を維持するためには、オリジナリティを加えることも必要です。
必要資料をファイリングするときに、日付順、五十音順に並べるだけではなくて、オフィスに合った分類をするようにしましょう。
例えば、取引先の重要度に応じて並び替えるのです。
必要資料の中でも、取引先ごとに分類します。
ここから、取引の日付順に並び替えるよりも、会社の重要度に応じて並び替えたほうが使用頻度に沿っています。
会社の重要度が高いということは、それだけ多くの人が多くの機会で資料を必要とする可能性が高いということです。
使用頻度が高いということは、棚の目立つところに配置してあるほうが使いやすいことは間違いありません。
このように必ずしも日付順や五十音順に並べることが最適だとは限りません。
仕事場の特性によって整頓の方法は千差万別なのです。
