定期的な見直し作業が癖になる
使いやすくをいつまでも
普段から整理、整頓、清掃、清潔を心がけているだけではなく、定期的に時間を決めて方法を見直す必要があります。いったん必要だと判断したものも、時間がたてば、不要なものになることもあり得ます。同じように、時間がたつにつれて、優先順位が変わるにつれて、モノの配置も変える必要があるでしょう。
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定期的な整理
01
オフィスにある物を定期的に必要なものと必要でないものを区別していきましょう。
必要な物・不要な物
あるときに、必要なものと必要でないものを分けていても、毎日仕事が過ぎていく中で、自然と不必要なものが溜まっていくことはある意味必然です。
なぜなら、一度必要だと思ったものが、後から不要になることもあり得るからです。
一時的に必要なもの
例えばキャンペーンの前後には非常に重要だった資料でも、キャンペーン終了後には何の価値もないものになることが考えられます。
そのため、期間が過ぎた資料は不要なものとして分けておく必要があるのではないでしょうか。
定期的に必要なものを見直して、新たに不要なものがないか確かめてみましょう。
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定期的な整頓
02
定期的な整理が必要なように、定期的に整頓することも必要です。
あるときに、「これが一番中身を把握しやすい」と考えて、資料を並び替えたとしても、その後に、重要度や優先順位が変わったことによって、より誰もが中身を把握しやすくなる方法があるかもしれないからです。
定期的に整頓する必要がありますが、そう頻繁に並び方を変えることがないようにしましょう。
覚えていた場所にあるはずのものがないと困ってしまうことになるからです。
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定期的な清掃
03
誰が見てもきれいな状態を維持するためには、定期的に清掃する必要があります。
仕事場全体に掃除機をかけたり、棚や物置の中のほこりを払うことは社員のだれにでもすることができます。
しかし、個人の机の中は、個人情報が含まれている可能性もあり、おいそれと他人が清掃するわけにはいきません。
そのため、個人の机は個人が責任をもって清掃することが必要なのです。
必要な時に机の中から取り出した書類が曲がっていたり、ほかの書類に紛れていることがないように、定期的に清掃する時間を決めて、きれいな状態を維持するようにしましょう。
