PCのデータも散らかさない
紙だけでない整理
紙の書類だけではなく、パソコンを使った電子データも日々の仕事の中で整理することで業務効率を上げることができます。必要なデータをフォルダにしてまとめておくことで、いざ使おうとするときに取り出しやすくすることができます。
-
電子ファイルの整理
01
電子ファイルも整理することによって業務効率を上げることができます。
紙のファイルを棚に並べる方法について、分類をしながらきれいで使いやすいオフィス環境を整えることができます。
紙の書類だけではなく、メールやデータといった情報を整理することによって、パソコンを使う環境、ひいてはオフィス環境を整えることができます。
まず、パソコンに文書やデータを保存するときには、できるだけ一緒にフォルダを作ることを心がけましょう。
-
同じ種類のデータは同じところへ
02
例えば、画像ファイルを何件か保存する場合、フォルダ名を「画像」として保存しておきます。
今後、保存する画像ファイルのすべてをこの画像フォルダの中に入れるようにします。
このフォルダを作ることによって、パソコンのあちらこちらに必要なファイルが散らばっている状況を避けることができます。
必要なファイルがどこにあるのかがわかれば、もしもそのファイルを使って仕事をするときに、すぐに必要な情報を取り出すことができます。
例えば、会議資料を作成するときに、以前に集めた画像資料がフォルダの中に集められていれば、スムーズに会議資料の作成をすることができます。
反対に、画像が1か所にまとめられていなかったとしたらどうでしょう。
早く画像を集めなければと思う一心で、保存場所に気を配る余裕がなかったということもあるかもしれません。
しかし、デスクトップ、ピクチャ、ドキュメント、ダウンロード、といろいろなところに画像が散らばっている状況では、複数の保存場所を探すのに時間がかかってしまいます。
これでは、最終的な会議資料を作り終わるのに時間がかかってしまいます。
紙資料だけではなく、電子データを整理整頓することによって業務効率を上げることができるのです。
